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¿Qué es la Gestión Documental? ¿Cómo funciona?

  Gestión documental y digitalización

La Gestión Documental es un proceso que nos permite organizar y gestionar una gran cantidad de documentos, generar flujos de trabajo y automatizar procesos. Un archivo centralizado en el que almacenar todos los documentos de nuestra empresa y en el que podremos acceder a él en cualquier momento.

Si pensamos en el archivo de documentos de una empresa, nos imaginamos esas salas de archivo llenas de papeles, con estanterías inmensas, carpetas y archivadores por todos lados. Con un Gestor Documental reduciremos totalmente esa cantidad de tiempo que dedicamos a organizar y luego buscar documentos en esas sala de archivo.

Con la gestión documental, digitalizaremos todos esos documentos que originalmente estaban en formato papel y los ubicaremos en un repositorio centralizado de documentos permitiéndonos localizarlos de una manera fácil y sencilla. Además con nuestro proceso de digitalización, otorgamos al documento digitalizado validez legal a través de la Digitalización Certificada, un conjunto de técnicas y procesos homologados por la AEAT que nos permite precisamente prescindir del papel una vez digitalizados, este conjunto de normas está regulado en la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril.

¿Qué ventajas tiene?

  • Una de las ventajas principales es el ahorro de tiempo de la búsqueda de información y menor espacio para el archivo documental. Con los documentos archivados en papel, su información no está indexada de forma eficiente y toda búsqueda o recuperación de documentos podría ser complicada.
  • A su vez, el control de la seguridad asignado a perfiles a los usuarios, donde información sensible sea consultada por personas equivocadas de la organización.
  • Repositorio centralizado, evitando un menor riesgo de documentos mal archivados.
  • Optimización del tiempo.
  • Liberación de espacio físico del archivo.
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